A diferença entre uma empresa que cresce de forma sustentável e outra que vive apagando incêndios está, muitas vezes, no planejamento. Isso também se aplica quando você precisa planejar contratações para o próximo ano ou semestre.
Quando você contrata às pressas ou quando a necessidade já se tornou crítica, o custo pode aumentar em comparação com uma contratação planejada. Além disso, processos seletivos emergenciais podem resultar em escolhas menos assertivas.
Portanto, se você deseja planejar suas contratações e melhorar a taxa de assertividade, confira as dicas a seguir!
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Avaliando as necessidades futuras da empresa
Primeiramente, é necessário planejar contratações olhando adiante e identificando quais serão suas reais necessidades nos próximos 6 a 12 meses.
Análise do crescimento projetado
Comece revisando seu planejamento estratégico. Analise as metas de crescimento de vendas ou produção, a abertura de novas unidades, o lançamento de novos produtos ou serviços e a expansão para novos mercados.
Identificação de gaps de competências
Faça um mapeamento honesto das competências atuais da sua equipe. Pergunte-se quais habilidades estão faltando para alcançar os objetivos estabelecidos. Além disso, identifique se existem áreas sobrecarregadas que precisam de reforço.
Mapeamento de saídas previstas
Algumas saídas você pode antecipar. Considere aposentadorias programadas, funcionários em programas de transição de carreira, transferências internas já planejadas e contratos temporários que vencem.
Do mesmo modo, observe o histórico de turnover de determinadas posições, pois isso ajuda a prever necessidades futuras.
Projetos e expansões planejadas
Cada novo projeto pode demandar competências específicas. Se sua empresa planeja implementar um novo sistema, desenvolver uma área de e-commerce ou investir em marketing digital, por exemplo, essas iniciativas exigirão pessoas capacitadas para executá-las.
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Criando um cronograma de contratações
Com as necessidades mapeadas, é hora de transformá-las em um cronograma prático e realista.
Estruturando o calendário anual
Crie uma planilha ou use um calendário digital para visualizar o ano inteiro. Marque quando cada vaga precisa estar preenchida, indicando a data ideal de início do colaborador.
Em seguida, trabalhe de trás para frente, considerando todas as etapas do processo seletivo.
Períodos estratégicos
Evite iniciar processos seletivos em períodos como dezembro e janeiro, quando ocorrem férias coletivas e recesso. Ou seja, carnaval, vésperas de feriados prolongados e períodos de alta temporada do seu negócio, quando gestores estão sobrecarregados.
Por outro lado, os melhores períodos para contratar costumam ser de fevereiro a abril, após o retorno das férias, e de agosto a outubro, durante a preparação para o último trimestre.
Tempo necessário para cada etapa
O tempo de um processo seletivo varia conforme a complexidade da vaga. Para cargos operacionais e administrativos, o processo tende a ser mais rápido.
Já para cargos de liderança ou especializados, o processo completo é mais extenso e pode envolver mais etapas.
Portanto, planeje com antecedência. Se você precisa de um analista começando em julho, inicie o processo em maio. Para um gerente, comece em abril.
Alinhamento com o orçamento
Certifique-se de que suas contratações planejadas estejam alinhadas com o orçamento aprovado. Considere a distribuição dos custos ao longo do ano, o impacto no fluxo de caixa, a previsão de reajustes salariais e o orçamento destinado para benefícios e treinamentos.
Definindo perfis e competências necessárias
Uma descrição clara e realista do perfil desejado é fundamental para o sucesso da contratação. Por isso, considere:
Descrição detalhada de cargos
Para cada vaga planejada, documente o título da posição e nível hierárquico, as principais responsabilidades e entregas esperadas, a subordinação e interação com outras áreas, a autonomia e poder de decisão, além dos desafios específicos da função.
Hard skills vs. soft skills
Encontre o equilíbrio entre competências técnicas e comportamentais. No que se refere às hard skills, considere conhecimentos específicos essenciais, certificações necessárias, experiência mínima desejável e domínio de ferramentas ou sistemas.
Quanto às soft skills, avalie as mais esperadas deste profissional, de acordo com a área de atuação e escopo da vaga.
Fit cultural
Competência técnica é importante, mas o alinhamento cultural é fundamental para a retenção. Defina valores inegociáveis da sua empresa, o estilo de trabalho predominante, o ambiente e clima organizacional, além das expectativas de comportamento e postura.
Previsão de necessidades futuras
Pense além do momento atual. Considere para onde a função pode evoluir, que habilidades serão valorizadas nos próximos anos, se o candidato tem potencial de crescimento e se a pessoa poderá se adaptar a mudanças tecnológicas.
Quando optar pela terceirização de profissionais?
A terceirização de profissionais consiste em contratar uma empresa especializada que fornece colaboradores qualificados para trabalhar nas dependências ou projetos da sua empresa. Você mantém a gestão do trabalho, enquanto a empresa terceirizada cuida de toda a parte burocrática, trabalhista e administrativa.
As principais vantagens da terceirização são:
- Flexibilidade
- Agilidade
- Expertise de head hunters especializados
- Acesso a um banco de talentos
Este modelo de contratação é especialmente indicado para funções de suporte ou para áreas administrativas como financeiro, RH e jurídico.
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Então, considere essa opção para projetos temporários ou específicos, períodos de alta demanda sazonal, testes de novas áreas antes de internalizar e atividades que exigem especialização pontual. Empresas em fase de crescimento acelerado também se beneficiam muito desse modelo.
Checklist prático: como planejar suas contratações passo a passo
Para facilitar sua implementação, aqui está um checklist simples que pode te guiar:
3 a 4 meses antes do início do ano/semestre
Revise o planejamento estratégico da empresa e reúna-se com líderes de área para mapear necessidades. Identifique gaps de competências, mapeie saídas previstas e liste novos projetos e expansões.
Também defina quantidade e perfis de vagas, elabore o orçamento total de contratações e aprove o orçamento com diretoria ou sócios.
2 a 3 meses antes
Crie o cronograma anual de contratações e defina perfis detalhados de cada vaga. Prepare descrições de cargos, defina estratégias de recrutamento por vaga e avalie a necessidade de terceirização.
Pesquise e selecione fornecedores, atualize o processo de onboarding e prepare materiais de integração.
1 mês antes de cada contratação
Aprove a abertura da vaga especificamente e divulgue internamente se aplicável. Publique anúncios em plataformas, acione a rede de contatos e indicações.
Prepare a infraestrutura com mesa, computador e acessos. Ao mesmo tempo, agende a disponibilidade de gestores para entrevistas.
Durante o processo seletivo
Separe os currículos recebidos e conduza entrevistas em fases. Aplique testes e avaliações, verifique referências e faça a proposta ao candidato escolhido. Depois, negocie as condições e formalize a contratação.
Antes do primeiro dia
Confirme a data de início e prepare a documentação. Configure e-mail e acessos, prepare a estação de trabalho e informe a equipe sobre a chegada.
Primeira semana
Recepcione o novo colaborador e entregue o kit de boas-vindas. Do mesmo modo, apresente-o à equipe, realize treinamentos iniciais e alinhe expectativas com o gestor.
Agende o feedback de primeira semana.
Primeiro trimestre
Acompanhe a adaptação e forneça feedback regular. Ajuste responsabilidades se necessário, avalie o desempenho inicial e decida sobre efetivação se estiver em período de experiência.
Revisão do planejamento
Revise trimestralmente o plano de contratações e ajuste o cronograma conforme necessário. Avalie a efetividade das estratégias de recrutamento e liste dicas para os próximos.
Enfim, empresas que se antecipam conquistam os melhores talentos antes da concorrência, economizam recursos e mantêm suas operações funcionando com excelência.
Lembre-se: o planejamento deve ser flexível o suficiente para se adaptar às mudanças do mercado e da empresa, mas estruturado o bastante para guiar suas decisões estratégicas. E a terceirização de profissionais pode ser uma aliada nesse planejamento.
Precisa de ajuda para contratar profissionais nos próximos meses? Conte com a Hubber!
