Ter um organograma bem definido é um dos pilares de uma gestão empresarial saudável. Isso porque essa estrutura representa a base da sua organização, deixando claro quem faz o quê, a quem cada pessoa se reporta e como os times se conectam para entregar resultados.
Porém, montar essa estrutura de forma que funcione no dia a dia pode ser um desafio para muitas empresas. Confira algumas dicas de como montar o seu!
Por que o organograma importa?
Um organograma bem estruturado resolve, ou ao menos previne, problemas como decisões demoradas e conflitos de responsabilidade.
Além disso, ele se torna ainda mais importante na hora de crescer. Quando a empresa escala sem uma estrutura definida, a tendência é que a desorganização tome conta das operações, comprometendo a produtividade e a tomada de decisão.
Passo a passo para estruturar seu organograma
A seguir, confira as etapas principais para montar uma estrutura organizacional clara e funcional.
1. Mapeie as funções necessárias, não apenas as pessoas
O ponto de partida é definir quais funções são necessárias para o negócio operar e crescer. Em empresas já em operação, esse exercício precisa considerar também as pessoas que já fazem parte do time, levando em conta suas competências, limitações e vínculos contratuais. Desconsiderar essa realidade no redesenho do organograma costuma gerar mais problemas do que soluções.
Leia também: Engenharia de cargos: saiba como estruturar e colocar em prática na sua empresa – Hubber
2. Defina os níveis hierárquicos
Com as funções mapeadas, o próximo passo é estabelecer quantos níveis de gestão a empresa precisa. Aqui, não existe uma fórmula única, então a escolha entre estruturas mais horizontais ou mais verticais depende da cultura organizacional, do setor de atuação e da estratégia do negócio. O que importa é que a hierarquia escolhida faça sentido para a forma como a organização opera e toma decisões.
3. Agrupe as funções por áreas ou departamentos
Em seguida, reúna as funções que têm afinidade de entrega: financeiro, comercial, operações, marketing, RH, tecnologia, entre outros. Cada área deve ter um responsável claro, que responde pelas entregas e obrigações daquele setor.
4. Deixe as linhas de reporte explícitas
Na maioria das estruturas, cada posição deve ter um gestor direto claramente definido. Essa clareza evita conflitos de prioridade e mantém a objetividade no processo de tomada de decisão. A exceção são as estruturas matriciais, nas quais um profissional pode se reportar a mais de um gestor simultaneamente. Esse modelo é válido, mas exige que as regras de reporte estejam muito bem documentadas para não gerar ambiguidade.
5. Revise o organograma sempre que necessário
O principal gatilho para revisão é qualquer mudança relevante no negócio: uma contratação estratégica, uma reestruturação de área, uma nova frente de atuação ou uma mudança de modelo operacional. Além disso, vale revisá-lo formalmente ao menos uma vez por ano, como exercício de alinhamento, mesmo que nenhuma alteração imediata seja necessária.
Terceirização no organograma
Como representar profissionais terceirizados na estrutura organizacional? Essa é uma questão cada vez mais relevante, já que terceirizar funções específicas tornou-se uma estratégia comum.
A orientação geral é a seguinte: profissionais terceirizados que atuam de forma contínua e integrada às equipes internas, como um CFO, gestor ou coordenador terceirizados, devem aparecer no organograma, sinalizados de forma diferenciada para distingui-los dos colaboradores diretos. Essa prática deixa claro quem coordena esse profissional dentro da empresa e garante sua inclusão nos fluxos de trabalho adequados.
Por outro lado, fornecedores pontuais, agências ou equipes, de BPO que executam processos de forma mais periférica geralmente não precisam compor o organograma interno. A gestão desse tipo de parceria acontece por meio de contratos e acordos de nível de serviço, não por estrutura hierárquica.
Dicas finais para um organograma eficiente
Por fim, veja algumas orientações práticas que fazem diferença na hora de colocar tudo isso em prática.
- Mantenha a estrutura simples
Um organograma com excesso de informação perde sua função de orientar. Por isso, priorize a clareza acima de qualquer outra preocupação.
- Use ferramentas adequadas
Plataformas como Microsoft Visio são boas opções para quem busca recursos específicos para estruturas organizacionais. Para a maioria das pequenas e médias empresas, PowerPoint, Google Slides ou Google Drawings atendem bem.
- Compartilhe com o time
O organograma só cumpre seu papel se as pessoas tiverem acesso a ele e compreenderem onde se encaixam na estrutura.
- Alinhe com a cultura
Estruturas muito rígidas podem limitar empresas com cultura colaborativa. Por isso, vale encontrar o equilíbrio entre hierarquia e autonomia de acordo com os valores da organização.
Como está o seu organograma?
Saiba que uma estrutura organizacional bem desenhada combinada com uma estratégia inteligente de terceirização fazem toda a diferença na sua equipe.
Conte conosco para contratar os melhores profissionais para sua demanda.
