A reforma tributária brasileira não representa apenas uma mudança de regras, mas uma transformação que demanda ação imediata e muito planejamento. Com implementação gradual de 2026 a 2033, as organizações enfrentarão oito anos de coexistência entre sistemas tributários antigos e novos.
Nesse sentido, um dos desafios é: como formar uma equipe capaz de navegar essa transição complexa sem comprometer a operação atual?
1. Mapeie suas necessidades em 48 horas
Antes de contratar qualquer profissional, execute um diagnóstico rápido e preciso.
Crie uma matriz de prioridades: Liste todas as demandas da transformação e classifique em críticas (30 dias), importantes (60 dias) e necessárias (90 dias). Para cada uma, identifique se você possui expertise interna disponível ou precisa buscar externamente.
Identifique gaps reais: Não confunda conhecimento com disponibilidade. Um especialista sobrecarregado não resolve suas urgências.
Ademais, mapeie também competências completamente novas para sua equipe, como operação simultânea de dois sistemas tributários.
Foque no cronograma oficial: 2026 exige domínio das obrigações acessórias dos novos tributos. Por outro lado, 2029-2032 demanda expertise em migração progressiva. Já 2033 requer operação plena do novo sistema.
2. Combine equipe interna com terceirização
A estratégia mais eficiente é híbrida: aproveite o conhecimento institucional interno e some expertise externa especializada.
Monte squads mistos: Coloque profissionais internos trabalhando com especialistas terceirizados. Mantenha um líder interno que conhece a empresa e traga experts externos que dominam a transformação tributária.
Distribua responsabilidades estrategicamente: Decisões estratégicas e conhecimento institucional permanecem internamente. Interpretação de regulamentações, adequação de sistemas e documentações técnicas direcionam-se para terceirizados.
Simplifique a comunicação: Defina um ponto de contato único, frequência de reuniões e ferramentas específicas. Equipes mal alinhadas constituem a principal causa de atrasos.
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3. Contrate os perfis certos
Nem todo profissional fiscal serve para projetos de transição. Mas, alguns perfis fazem toda a diferença:
- Especialista em sistemas de coexistência: Domina operação simultânea de sistemas antigos e novos. Consequentemente, evita dupla tributação e gaps de compliance durante a transição.
- Analista de compliance da mudança: Interpreta rapidamente como cada alteração afeta seu negócio específico. Além disso, antecipa questões e prepara para mudanças futuras.
- Coordenador de transição: Combina gestão de projetos com conhecimento tributário. Dessa forma, orquestra todas as frentes garantindo cumprimento de prazos.
- Consultor em IBS/CBS/IS: Possui expertise específica nos novos tributos. Ou seja, domina regras de transição e especificidades operacionais.
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4. Integre profissionais em uma semana
Em projetos urgentes, não há tempo para integração tradicional. Seja objetivo:
Prepare um pacote de imersão: Contexto da empresa, principais desafios, ferramentas utilizadas e contatos essenciais. Envie antes do primeiro dia de trabalho.
Concentre informações críticas: Um documento único com processos atuais, sistemas, fornecedores, histórico fiscal e objetivos. Evite sobrecarga informacional.
Use mentoria intensiva: Primeira semana com mentor interno disponível.
Posteriormente, migre para autonomia com pontos de controle regulares.
5. Use tecnologia para acelerar
Ferramentas certas multiplicam a produtividade de equipes ampliadas.
Plataformas de gestão de projetos permitem acompanhar múltiplas frentes, bem como a automação elimina tarefas repetitivas. Além do mais, dashboards de compliance garantem visibilidade em tempo real para toda equipe.
6. Retenha o conhecimento
O maior risco da terceirização temporária é perder expertise quando o projeto termina. Então, planeje a retenção desde o início:
Institua transferência contínua: Sessões semanais de compartilhamento durante o projeto, não apenas no final.
Exija documentação detalhada: Todos os processos criados ou modificados devem receber documentação. Também inclua raciocínio por trás das decisões e cenários alternativos.
Crie uma base de conhecimento: Transforme o aprendizado em recurso estruturado. Inclua procedimentos, casos práticos, interpretações e contatos de especialistas.
A terceirização como vantagem competitiva
A terceirização de profissionais bem executada oferece três benefícios importantes para a transição tributária:
- Acesso imediato a expertise especializada;
- Flexibilidade para ajustar recursos conforme demanda;
- Transferência de conhecimento que fortalece a organização.
Portanto, em um cenário de mudanças estruturais, a agilidade na escalabilidade de equipes pode ser o diferencial entre empresas que apenas se adaptam e aquelas que lideram a transformação.
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