Toda operação oscila. Por isso, novos contratos, expansões, projetos estratégicos e períodos de alta produção fazem o volume de trabalho raramente permanecer estável por muito tempo. Nesse sentido, o que diferencia uma empresa bem gerida de uma que vive apagando incêndios é a capacidade de antecipar essas variações, ou seja, fazer a previsão de demanda.
Saiba como isso impacta, inclusive, nas contratações e terceirização de pessoas.
O que é previsão de demanda e por que ela importa para quem terceiriza
Previsão de demanda é o processo de estimar, com base em dados históricos, tendências do setor e fatores externos, qual será a necessidade futura da operação. Na de gestão de pessoas, essa previsão ajuda a responder dúvidas como: quantos profissionais a empresa vai precisar, com quais competências, por quanto tempo e a partir de quando?
Quando falamos de terceirização de mão de obra, ou seja, equipes alocadas por uma empresa especializada, essa pergunta ganha ainda mais peso. Isso porque diferente de uma contratação direta, a terceirização envolve um parceiro externo, um contrato estruturado e um prazo de mobilização. Por isso, a decisão precisa ser tomada com antecedência.
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Em suma, empresas que planejam suas necessidades de equipes terceirizadas com base em dados contratam com mais assertividade e obtêm melhores níveis de serviço dos parceiros.
Como os métodos de previsão funcionam na prática
Existem abordagens estruturadas para previsão de demanda, e conhecê-las ajuda qualquer gestor a escolher o método mais adequado para sua realidade.
Os métodos quantitativos partem de dados históricos para projetar o futuro. Os mais utilizados são as séries temporais, que analisam o comportamento da demanda ao longo do tempo para identificar padrões, sazonalidades e tendências, e as médias móveis, que suavizam variações bruscas e revelam a direção real da demanda. São abordagens mais precisas, mas exigem um histórico de dados consistente.
Já os métodos qualitativos são úteis quando os dados históricos são insuficientes ou quando fatores externos tornam o passado um mau guia para o futuro. O método Delphi, por exemplo, estrutura a opinião de especialistas internos e externos em rodadas sucessivas até chegar a um consenso. Painéis de gestores e análises de cenário também se encaixam nessa categoria.
Na prática, a maioria das empresas começa com métodos qualitativos, combinando a experiência do gestor com o histórico operacional, e evolui para abordagens mais quantitativas conforme a maturidade analítica cresce. O importante é que exista método, e não apenas intuição.
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Como estruturar uma previsão de demanda de mão de obra terceirizada
A seguir, confira um caminho prático para estruturar esse processo.
1. Analise o histórico operacional
O ponto de partida é olhar para o passado.
- Quais foram os períodos de maior pressão sobre as equipes nos últimos dois ou três anos?
- Em que momentos a produção não conseguiu acompanhar a demanda?
- Quando havia ociosidade?
Aqui, relatórios de produtividade, registros de horas extras e feedbacks de supervisores são fontes valiosas para esse diagnóstico.
2. Mapeie os compromissos futuros do negócio
Novos contratos assinados, expansões planejadas, projetos em andamento e sazonalidades conhecidas representam necessidades futuras de pessoas. O próximo passo é montar um calendário com esses eventos previsíveis e estimar o impacto de cada um no volume de trabalho.
3. Calcule o gap entre capacidade real e demanda projetada
O erro mais comum é comparar a demanda com a capacidade nominal da equipe, isto é, o número de pessoas no papel. A capacidade real é diferente: ela desconta o absenteísmo médio histórico, as férias programadas, a curva de aprendizado de profissionais recém-alocados e eventuais restrições operacionais. Uma equipe de 20 pessoas com 12% de absenteísmo médio entrega, na prática, o equivalente a cerca de 17,6 pessoas. Ignorar essa diferença leva a subdimensionamentos recorrentes.
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4. Defina os perfis com precisão
Uma terceirização eficiente começa com um briefing claro.
- Qual é a função?
- Quais competências técnicas são necessárias?
- Há exigências de experiência, certificações ou disponibilidade de horário?
Quanto mais detalhado o perfil, mais assertivo será o processo de seleção do parceiro.
5. Acione o parceiro com antecedência
Com o planejamento em mãos, o gestor deve levar as informações ao parceiro terceirizador o quanto antes. Dessa forma, garante um processo de seleção cuidadoso e menos apressado.
Os sinais de que a demanda já superou a capacidade da equipe
Mesmo com planejamento, existem momentos em que os sinais aparecem antes das planilhas. Vale ficar atento a alguns deles.
Quando a qualidade do serviço começa a cair, com retrabalho frequente, reclamações de clientes e erros operacionais recorrentes, isso é um sintoma clássico de equipe subdimensionada. O problema, nesses casos, não costuma ser de competência: é de capacidade.
Da mesma forma, quando os prazos passam a ser sistematicamente descumpridos, a tendência é naturalizar a situação. Antes disso acontecer, vale perguntar: a equipe tem condições de entregar o que foi prometido?
Outro sinal relevante é a sobrecarga da supervisão. Líderes que passam o dia resolvendo urgências operacionais não têm tempo para gerir estrategicamente, o que indica que a base da equipe está abaixo do necessário.
Além disso, sempre que um novo contrato ou projeto é fechado, é preciso lembrar que a equipe existente foi dimensionada para a operação atual, não para a operação ampliada. Por fim, uma rotatividade alta em equipes terceirizadas é também um sinal de alerta: profissionais que saem com frequência sobrecarregam quem fica e sinalizam a necessidade de revisar o dimensionamento com a consultoria contratada.
Em conclusão, estruturar uma previsão de demanda é uma forma de olhar para o histórico, mapear o futuro e agir com antecedência.
Portanto, uma previsão de demanda com margem de erro ainda é infinitamente melhor do que nenhuma previsão. O caminho é começar pelo que já se sabe, revisar com frequência e construir uma relação de transparência com o parceiro terceirizador, os colaboradores e todos os envolvidos na operação.
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